Desain dan Struktur Organisasi

Dimensi Struktur Organisasi

Menurut Richard L., Daft (1998:15), dimensi struktur organisasi adalah dimensi yang menggambarkan karakteristik internal dari organisasi dalam menciptakan suatu dasar untuk mengukur dan membandingkan organisasi. Dimensi struktur organisasi terdiri dari:

·         Formalisasi

Formalisasi mengacu pada suatu tingkat pekerjaan dalam suatu organisasi itu dibakukan (Bedelan & Zammuto, 1991:129). jika suatu pekerjaan dapat diformalkan, maka pelaksana pekerjaan tersebut mempunyai tingkat keleluasaan yang minimum mengenai apa yang harus dikerjakan, kapan harus dikerjakan, dan bagaimana ia harus mengerjakan. Ada 3 macam jenis formalisasi, yaitu : Formalisasi berdasarkan pekerjaan; Formalisasi berdasarkan aliran pekerjaan; dan formalisasi berdasarkan peraturan.

·         Spesialisasi

Spesialisasi hakikatnya dilakukan oleh suatu individu, lebih baik seluruh pekerjaan itu dipecah-pecah menjadi sejumlah langkah, dengan tiap langkah diselesaikan oleh seorang individu yang berlainan (Daft, 1998:16). Suatu spesialisasi kerja dikatakan bersifat ektensif apabila setiap karyawan hanya mengerjakan tugas-tugas tertentu yang sempit wilayahnya. Suatu spesialisasi dikatakan rendah apabila karyawan mengerjakan tugas-tugas yang mempunyai batasan yang luas. Ada 2 tipe spesialisasi, yaitu antara lain :

A.    Spesialisasi horizontal

Spesialisasi horizontal ini menunjuk pada ruang lingkup suatu pekerjaan, atau pada tingkat mana seorang karyawan melakukan suatu pekerjaan yang lengkap. Semakin kecil bagian suatu karyawan terhadap suatu pekerjaan secara keseluruhan, maka semakin horizontal tingkat spesialisasi pada pekerjaan tersebut.

B.     Spesialisasi vertical

Spesialisasi vertical menunjuk pada tingkat control yang dimiliki oleh seorang karyawan terhadap suatu pekerjaan. Semakin banyak keputusan yang dibuat oleh seorang karyawan, mengenai bagaimana dan kapan harus melakukan suatu tugas, dan semakin terbatas perilaku karyawan untuk melakukan tugas tersebut diatur oleh peraturan, prosedur, pengawasan ataupun teknologi, semakin rendah tingkat spesialisasi vertikalnya.

·         Standarisasi

Standarisasi menunjuk pada prosedur yang didesain untuk membuat aktivitas organisasi menjadi teratur, dan hal ini secara otomatis akan memfasilitasi adanya koordinasi (Jackson & Morgan, 1978:92).

·         Hierarki Otoritas.

Otoritas merupakan bentuk dari kekuasaan yang ada pada suatu posisi atau kantor (Robbins, 2003:429). Ketika hak untuk mengatur bawahan termasuk dalam otoritas seseorang, maka otoritas tersebut memberikan hak untuk membatasi pilihan dan peraturan  yang dilakukan oleh bawahan. Hierarki berhubungan dengan “spam of control”, yaitu jumlah karyawan yang melapor pada seorang supervisor. Ketika spam of control ini sempit, hierarki otoritasnya cenderung tinggi, ketika spam of control ini lebar, hierarki otoritasnya akan lebih pendek.

·         Kompleksitas

Kompleksitas menunjuk pada jumlah aktivitas maupun subsistem pada organisasi. Kompleksitas bisa diukur melalui 3 diferensiasi yaitu vertika, horizontal dan spatial.

1.   Diferensiasi vertical. Semakin banyak tingkatan yang ada antara manajemen puncak dengan bagian operasional, organisasi tersebut semakin kompleks.

2.   Diferensiasi horizontal adalah jumlah jenis pekerjaan satu departemen yang ada pada organisasi. Semakin banyak jumlah pekerjaan yang ada pada suatu organisasi yang membutuhkan pengetahuan dan keahlian khusus, semakin tinggi kompleksitas horizontal pada organisasi tersebut.

3.   Diferensiasi spasial adalah jumlah daerah dari keberadaan organisasi secara fisik. Dengan meningkatnyadiferensiasi spasial ini maka semakin tinggi pula kompleksitasnya.

·         Sentralisasi

Istilah sentralisasi mengacu pada sampai tingkat mana pengambilan keputusan dipusatkan pada suatu titik tunggal dalam organisasi. Dikatakan bahwa ketika manajemen puncak membuat keputusan-keputusan kunci dalam organisasi dengan masukan yang terbatas dari karyawan yang berada di bawahnya, maka organisasi tersebut memiliki tingkat sentralisasi tinggi. Sebaliknya, semakin banyak karyawan yang berada di bawah manajemen puncak memberikan masukan bagi pengambilan keputusan, maka dikatakan bahwa organisasi lebih terdesentralisasi. Pada perusahaan yang memiliki karakter sentralisasi tinggi akan mempunyai struktur yang berbeda dengan perusahaan yang terdesentralisasi.

·         Profesionalisme

Profesionalisme adalah level dari pendidikan formal dan training yang harus dimiliki dan diikuti oleh karyawan. Profesionalisme dianggap tinggi apabila karyawan harus mengikuti training dalam jangka waktu yang lama untuk memegang suatu pekerjaan atau jabatan pada perusahaan.

·         Personel Ratio

Personel ratio menunjuk pada jumlah karyawan pada suatu fungsi atau departemen tertentu.

2.   Departementalisasi

      Pengelompokan Pekerjaan atau Departementalisasi pada dasarnyaadalah Proses pengelompokkan dan penamaan bagian atau kelompok. pekerjaan berdasarkan kriteria tertentu. Sebagai contoh, untuk bisnis restoran:pencatatan menu, pemberitahuan menu kepada bagian dapur, hinggapengiriman makanan dari bagian dapur kepada pelanggan di meja makandapat dikelompokkan menjadi satu departemen tertentu, katakanlah bagianPelayan.

     

      Pegawai atau karyawan dalam suatu perusahaan terhubung dalam suatu kesatuan struktur yang menyatu dengan tujuan agar pekerjaan yang ada dapat terselesaikan dengan lebih baik dibandingkan tanpa adanya pembagian bagian tugas kerja. Untuk melakukan pengumpulan orang-orang dalam suatu unit, divisi, bagian ataupun departemen dengan tugas pekerjan yang berkaitan diadakan kegaitan departementalization atau departementalisasi.

      Pembagian departemen atau unit pada struktur organisasi dapat dibagi menjadi 3 (tiga) macam :

      1. Departementalisasi Menurut Fungsi Pada pembagian ini orang yang memiliki fungsi yang terikat dikelompokkan menjadi satu. Umum terjadi pada organisasi kecil dengan sumber daya terbatas dengan produksi lini produk yang tidak banyak. Biasanya dibagi dalam bagian keuangan, pemasaran, umum, produksi, dan lain sebagainya.

      2. Departementalisasi Menurut Produk / Pasar Pada jenis departementalisasi ini orang-orang atau sumber  daya yang ada dibagi ke dalam departementalisasi menurut fungsi serta dibagi juga ke dalam tiap-tiap lini produk, wilayah geografis, menurut jenis konsumen, dan lain sebagainya.

      3. Departementalisasi Organisasi Matrix / Matriks Bentut organisasi matriks marupakan gabungan dari departementalisasi menurut fungsional dan departementalisasi menurut proyek. Seorang pegawai dapat memiliki dua posisi baik secara fungsi maupun proyek sehingga otomatis akan memiliki dua atasan / komando ganda. Proyek biasanya diadakan secara tidak menentu dan sifatnya tidak tetap.

3.   Model-Model Desain Organisasi

      Ada beberapa model pendekatan yang dapat digunakan dalam melakukan desain struktur organisasi, seringkali disebut sebagai model ekstrem dari desain organisasi yaitu sebagai berikut :

a)      Model Mekanistis, yaitu sebuah struktur yang dicirikan oleh departementalisasi yang luas, formalisasi yang tinggi, jaringan informasi yang terbatas, dan sentralisasi.

b)      Model Organik, yaitu sebuah struktur yang rata, menggunakan tim lintas hierarki dan lintas fungsi, memiliki formalisasi yang rendah, memiliki jaringan informasi yang komprehensif, dan mengandalkan pengambilan keputusan secara partisipatif.

                  c)         Model Piramid,model ini di buat persis sebuah piramida.

d)     Model Horizontal, Model ini dibuat dengan manarik garis lurus secara horizontal dengan pembagian funsional masing-masing bersama tugasnya masing-masing.

4.      Implikasi Manajerial Desain dan Struktur Organisasi

Pengorganisasian merupakan proses penciptaan struktur pekerjaan, yang memungkinkan karyawan untuk menerapkan tujuan-tujuan dan rencana-rencana manajemen. Proses dimana manajemen membentuk pekerjaan-pekerjaan dan hubungan-hubungan di antara berbagai pekerjaan itu dinamakan desain organisasi.

Desain organisasi secara sederhana diartikan dengan keputusan-keputusan dan tindakan-tindakan yang hasilnya muncul dalam struktur. Keberadaan struktur yang paling mudah dilihat adalah dalam bagan organisasi. Manajer sering menjabarkan struktur organisasi dengan melihat ke bagan organisasi. Bagan organisasi adalah diagram yang menggambarkan alur-alur pelaporan diantara unit-unit dan orang di dalam organisasi. istilah unit di sini merujuk ke tim, kelompok, departemen, atau divisi. Secara mendasar, bagan organisasi. Secara mendasar, bagan organisasi adalah kerangka sebuah organisasi.